miércoles, 25 de julio de 2012

Medición y evaluación del desempeño

Palabras claves: Medición, evaluación, desempeño, indicador, política, estrategia.

 

Continuando con la temática de indicadores de gestión, se hablará en esta oportunidad de la importancia de cuantificar los indicadores de gestión para la evaluación del desempeño de una organización.
 Toda institución necesita llevar un correcto control de la gestión, medir los resultados obtenidos de una manera cuantificable para su evaluación. Es importante emplear los mismos parámetros de medición en cada rubro o indicador a ser generado, para poder con esto realizar la eficiente comparación de los resultados obtenidos, con respecto a períodos anteriores, los esperados en el período en curso y lo proyectado para períodos sucesivos. A fin de elevar su eficiencia y productividad.
 Esta evaluación es aplicable a empresas, unidades y/o departamentos de cualquier organización, bien sea pública, privada o sin fines de lucro.
Como se explicó en la entrega anterior, el objetivo principal de la evaluación y medición del desempeño es el de apoyar el proceso de toma de decisiones, y de esta manera mejorar la provisión y prestación de los bienes y servicios brindados por la empresa.
La utilidad de esto se puede listar de la siguiente manera:
·         Mejorar el desempeño de la organización.
·         Apoyar el proceso presupuestario.
·         Mejorar los mecanismos de control y rendición de cuentas.
·         Promover el compromiso.
·         Asegurar la legitimidad.
·         Motivar al personal.
Los indicadores permiten detectar inconsistencias entre la gestión de la institución y sus objetivos prioritarios, además de dejar saber a la directiva si las estrategias institucionales planteadas fueron correctas. A los fines de introducir ajustes y correcciones en los procesos internos.
Tanto en el ámbito público como privado, aporta mayor transparencia a la gestión, y permite tomar correctivos a tiempo ante una u otra política que lo amerite.
Se puede considerar una herramienta imprescindible para el desarrollo de un sistema gestión de calidad (SGC).
Permite la medición y evaluación de programas, servicios o productos que provee cada institución, unidad u organización, a través de un conjunto de indicadores determinados como claves. Además ser pilar fundamental para  la planificación y formulación de procesos, producción, estrategias y políticas con incidencia en el mediano y largo plazo.

Ing. Carlos Alberto Díaz


@ingcarlosadiaz

jueves, 19 de julio de 2012

Método de las 5 M.


Palabras claves: Método, procesos, Calidad Total, Mantenimiento Productivo Total, tormenta de ideas, Diagrama de Ishikawa, Análisis de Pareto.


Todo proceso productivo es susceptible a mejoras, para reducir los costes de producción y aumentar la eficiencia en la producción de bienes ofrecidos por la organización.

Unos de los métodos empleados más completos para la consecución de la solución de problema, en los procesos y la mejora de los mismos, es el llamado método de las 5 M. Siendo una de las herramientas más interesantes y de alta importancia de los sistemas de Calidad Total y Mantenimiento Productivo Total (TPM).

Éste método es un sistema de análisis estructurado que se fija cinco pilares fundamentales alrededor de los cuales giran las posibles causas de un problema.

Estas cinco “M” son las siguientes:

ü  Máquina (Machine).

ü  Método (Method).

ü  Mano de Obra (Manpower).

ü  Material (Material).

ü  Medio Ambiente (Middle).

Seguir esta metodología de análisis estructurado, permite ir acotando áreas concretas para detectar la causa raíz de un problema, para plantear la solución. Ésta técnica es recomendable con el diagrama de Ishikawa (causa efecto), del cual ya se ha presentado previamente.

Las 5 M suelen ser generalmente un punto de referencia, que abarca casi todas las principales causas de un problema, por lo que constituyen los brazos principales del diagrama causa-efecto.



Fuente: El Autor


Y cada una de estas causas secundarias se debe alimentar con una “Lluvia o Tormenta de Ideas”, que consiste en generar tantas ideas como sea posible dejando que el pensamiento creativo de cada persona del grupo las exponga libremente. Dichas personas deben estar relacionadas al proceso en cuestión en sus distintos niveles.

Las subdivisiones en base a las 5 M, además de organizar las ideas estimulan la creatividad. En ésta fase quienes intervienen deben liberarse de preconceptos, en caso contrario se puede condicionar la búsqueda a las soluciones que ya se han propuesto o probado y que no han aportado la solución. Las causas sugeridas se incluyen situándolas en el brazo correspondiente. En el ejemplo se ilustra con algunas de las posibles causas en forma genérica.

La cuestión fundamental es que sirva para aportar un camino a la hora de identificar un problema y que la metodología empleada permita hacerlo de manera eficaz, sin despilfarrar recursos.

El estudio de las 5 M, deben de ir de la mano con el análisis de costos de cada una de las alternativas planteadas, además de que es necesario definir cuál de las causas estudiadas debe ser atacada primero, para generar una mejora sustancial de los procesos. Para esto es recomendable realzar un Análisis de Pareto, también llamado análisis 80 – 20, que parte de la premisa de que los efectos como sus posibles causas no es un proceso lineal sino que el 20% de las causas totales hace que sean originados el 80% de los efectos.

En próximas entregas se desarrollará de manera más profunda cada una de las M de este método, y se explicará alguno de los métodos para abordar las causas determinadas dentro del diagrama de Ishikawa.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz

sábado, 14 de julio de 2012

Importancia de los Indicadores de Gestión.


Palabras Clave: Indicador, gestión, factores internos, clientes, organización.


Hoy día por los niveles de competitividad que existen entre las empresas, se hace necesario el ajuste de las estructuras de costos y la evaluación de la demanda de los rubros producidos o de los servicios prestados por la empresa.


Además de realizar evaluaciones de los factores internos y externos que afectan la gestión y la competitividad de la empresa.


Una de las principales herramientas para la medición y evaluación de los factores que impactan positiva o negativamente la gestión interna y la operatividad de la organización son los llamados indicadores de gestión. Además de servir para gestionar con mayor eficiencia y eficacia los recursos de la organización la cual se mide.

Una frase muy conocida empleada en el ambiente de control es la escrita por el Dr. Pedro Mendoza "Todo lo que se hace se puede medir, sólo si se mide se puede controlar, sólo si se controla se puede dirigir y sólo si se dirige se  puede mejorar”.Y toda organización que desee ser competitiva debe de estar enmarcada dentro de procesos de mejora continua.


Para la correcta creación o adaptación, implementación y control de los indicadores de gestión en una empresa en específico, es necesario tener bien determinado los procesos internos y externos de la misma, saber cuáles son los clientes a los cuales se les brinda un servicio o se entrega un producto determinado. Y tener bien claro los objetivos de la organización, para poder enfocar las estrategias necesarias para la medición de los factores que influyen en el logro de dichos objetivos organizacionales.


Al momento de diseñar o pensar en implementar un indicador, es necesario realizar una  evaluación del mismo con  objeto comprobar que estos son útiles y rentables y para ello se debe comprobar la utilidad de los resultados alcanzados y estos deben ser capaces de responder cuestiones como:  si el indicador es útil o no, si sirve para la toma correcta de decisiones, si sus representaciones graficas son claras o no, si es compatible con el resto de indicadores de manera que permita contrarrestar diversos tipos de resultados arrojados en cualquier investigación.

Los indicadores de gestión también cobran gran importancia en el proceso de planificación estratégica de la empresa, puesto que ellos son base esencial para poder saber cómo ha sido el comportamiento de de un rubro en específico en el tiempo, y con esto poder realizar proyecciones más realistas bien sea de producción, demanda, necesidades de mantenimiento  o de mejora de un proceso determinado.


También se hacen necesarios para que la directiva de la organización pueda realizar una toma correcta y efectiva de decisiones ante una situación en específico, que redundará en el mantenimiento de la fidelidad de la clientela de la empresa, en el sensible crecimiento de la misma, e incremento de los dividendos producida por la organización.


Existen muchas maneras de clasificar los indicadores de gestión la primera que mostraremos será:

     ü  Económicos.

ü  Eficiencia.

ü  De efectividad.


En entregas posteriores los explicaremos uno a uno.



Ing. Carlos Alberto Díaz


 @ingcarlosadiaz

Gestión del Mantenimiento.

Palabras claves: Mantenimiento, productividad, correctivo, preventivo, predictivo, estrategia, objetivos, planificación.

En la actualidad producto de la globalización y del incremento de la competitividad entre empresas del mismo rubro, se ha hecho imprescindible adecuar los costos de producción, además de incrementar la productividad de las mismas.

Por ello sería inconcebible que el mantenimiento, siendo función importante de apoyo a la producción, y por ende, parte de la Organización Empresarial, no la tuviera.

Muchas empresas aun lo consideran simplemente un costo que encarece el producto terminado, pero nada más distante de eso. Puesto que el mantenimiento bien ejecutado reduce paradas de producción, que a su vez generan incremento en la productividad del departamento de producción.

Y según como sean planteadas las líneas estratégicas de la empresa esto permitiría incrementar la producción, reducir los sobre tiempos en el departamento de producción ligados a paradas prolongadas de planta, y de esta forma reducir los costos de producción e incrementar las ganancias de la organización.

Ciertamente, como un costo sólo se justifica si “perfecciona” el negocio a través de la mejora de las condiciones de productividad, mediante la capacidad de adaptación, desarrollo y conservación (independiente de sus funciones particulares). Para ello, se debe enfocar adecuadamente la visión y la misión mediante la definición clara de políticas, objetivos, valores, entre otros. Todos estos alineados con los objetivos organizacionales.

El mantenimiento se puede clasificar en:

  • Correctivo.
  • Preventivo.
  • Predictivo.

Existen también los mantenimientos correctivos, son aquellos que se generan para reparar o poner en condiciones de funcionamiento aquellos equipos que dejaron de funcionar por fallas inminentes que se consideran dañados.

Son los mantenimientos más comunes, y que históricamente es el primer concepto de mantenimiento que se planteo, y el único hasta la primera guerra mundial, dada la simplicidad de los maquinas, equipamientos e instalaciones de la época, mantenimiento era sinónimo de reparar aquello que estaba averiado.

Posteriormente se planteo que el mantenimiento no solo tenía que corregir las averías, sin no que tenía que adelantarse a ellas garantizando el correcto funcionamiento de las maquinas, evitando el retraso producido por las averías y sus consecuencias.

Los mantenimientos preventivos,  son los destinados a la conservación de equipos o instalaciones mediante realización de revisiones periódicas e intervenciones a los mismos que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad, el mantenimiento preventivo se realiza en equipos en condiciones de funcionamiento (operativos).

La principal característica de este tipo de mantenimiento es que son planificados. Y según la empresa que los ejecuta los sub clasifican de maneras diferentes.

Por su periodicidad:

  • Semanal.
  • Mensual.
  • Trimestral.
  •  Semestral.
  • Anual.
  • Bianual.


Por la intervención en el equipo:

  •  Rutinarios.
  •  Menores.
  • Mayores.
  •  Repotenciación.


Finalmente el mantenimiento predictivo, se basa en la determinación del estado de la máquina en operación. El concepto se basa en que las máquinas darán un tipo de aviso antes de que fallen y este mantenimiento trata de percibir los síntomas para después tomar acciones.



Se puede tomar como ejemplo de estas acciones las tomas muestrales de aceites y lubricantes para el estudio de partículas metálicas en suspensión, para estadísticamente poder predecir el deterioro y el tiempo de falla de un elemento mecánico determinado, análisis de vibraciones, ultrasonidos, entre otros.

Dependiendo de las estructuras de costos de cada empresa llevándose a cabo de manera correcta el plan de mantenimiento preventivo, los costes de mantenimiento pueden tener una influencia sobre el costo final del producto, dentro del rango del 5 al 12%.

En futuras entregas se explicará cómo se debe de realizar la correcta planificación del mantenimiento y sus implicaciones, como se debe de implementar un sistema integrado de mantenimiento, y como se debe de adaptar a la estructura de costos de la empresa y sus productos para que sea rentable.



Ing. Carlos Alberto Díaz



@ingcarlosadiaz