Palabras
claves: Diagramas, PERT, CPM, planificación, control.
En esta entrega se hablará sobre una herramienta básica empleada en la
gestión del mantenimiento a nivel mundial, conocida como diagrama de Gantt, gráfica de
Gantt o carta Gantt. Esta es una herramienta gráfica cuyo
objetivo es mostrar el tiempo requerido para realizar diferentes tareas o
actividades a ligadas a un proceso determinado. A pesar de que, en principio,
el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades.
La carta Gantt o gráfica de Gantt, fue desarrollada por Henry Gantt,
durante la primera guerra mundial. Y es
esencialmente una gráfica en donde las barras representan cada tarea o
actividad. La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la
tarea.
El
Diagrama Gantt es empleado ampliamente en el área de gestión de proyectos,
mantenimientos y todos aquellos conjunto de actividades que tienen relación con
el mismo, y el tiempo que tarda en ejecutarse cada una de estas actividades o
rutinas, además de que con el paso del tiempo se han añadido a él los recursos
empleados, responsables, personal asociado, herramientas, materiales, costos y
toda aquella variable que permita planificar y realizar un seguimiento técnico
económico de un proyecto determinado.
Se
estila que para proyectos complejos, con un gran número de actividades
relacionadas, o que se le desee realizar una planificación y seguimiento
exhaustivo que se requiere empleen técnicas basadas en redes de precedencia
como PERT (evaluación de programa y técnicas de revisión) y el CPM. Estas redes relacionan las
actividades de manera que se puede visualizar el camino crítico del proyecto y
permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignación de
recursos y la determinación del presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo,
resulta útil para la relación entre tiempo y carga de trabajo.
En
el caso del mantenimiento, funciona como herramienta principal para poder
realizar la planificación del mantenimiento preventivo. Puesto que es una
manera efectiva de poder llevar el cronológico de la rutina de mantenimiento
bien sea de una máquina como de una planta compleja de fabricación de algún
producto determinado.
Es
necesario primero determinar cuáles son las rutinas que van a ser
esquematizadas, para que la carta gantt sea funcional debe de resumir
las actividades primarias, y sub actividades más representativas de los
mantenimientos a ser efectuados, y se busca por lo menos tener un diagrama
macro de todos los mantenimientos a ser efectuados en 1 año, bien sean menores
o mayores, para con esto poder guiar a la gerencia tanto de mantenimiento como
de producción en los paradas que se deben efectuar durante este período.
La
aprobación de los mantenimientos a ser efectuados durante un período anual debe
ser discutida preferiblemente tres o cuatro meses antes del inicio de cada año,
durante el período de planificación financiera y de producción del año
siguiente. Primero para asegurarse de tener los recursos financieros necesarios
para realizar los mantenimientos, y con esto mantener y/o aumentar la
disponibilidad y confiablidad de las máquinas a ser intervenidas.
Además,
algunas de las empresas que poseen un Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
implementado, este Diagrama debe ser firmado por la Gerencia de Mantenimiento,
la de Producción y la Gerencia Planta, como personas responsables de que esta
planeación se lleve cabo con la menor desviación posible.
Se
puede plantear la siguiente metodología para su elaboración:
Listar todas las actividades
macro que componen al proyecto (no se deben empalmar).
- Anotar una escala de tiempo.
- Listar las actividades en columna.
- Disponer el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo
- Calcular el tiempo para cada actividad.
- Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.
- Reordenar cronológicamente.
- Ajustar tiempo o secuencia de actividades.
Las
Sub actividades o metas intermedias son resultados parciales que se van
logrando durante la ejecución del proyecto o mantenimiento, y describen un
resultado técnico o evento, se programan en fechas determinadas, y su duración
es cero, por ser metas a ser logradas.
Es necesario asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la
programación contiene el personal y equipamiento adecuado.
Y si el trabajo asignado a un recurso excede el tiempo disponible, se
deberá realizar una nivelación de recursos, tomando las medidas necesarias.
Luego de realizar el Diagrama, y de validarlo, es importante que la
gerencia de mantenimiento lleve un control y seguimiento de cada una de esas
actividades, validar luego de la ejecución de cada mantenimiento las
desviaciones en cuanto a tiempo, recursos, personal y cualquier eventualidad en
caso de que se haya producido, para con esto poder realizar los ajustes para el
año siguiente, en pro de la mejora continua de los procesos dentro de cada
Organización.
En la actualidad existen varios softwares disponibles en el mercado para
realizar este trabajo de manera electrónica, y poder llevar la planeación,
seguimiento y hasta la evaluación de cada proyección que se realizase a un
conjunto de actividades por medio de una Carta Gantt.
Ing. Carlos Alberto
Díaz
@ingcarlosadiaz
