Uso de datos los PLC para la mejora de las Operaciones y el Mantenimiento.

Palabras claves: Microparadas, PLC, procesos, datos, fallas, análisis, cuellos de botellas, confiabilidad.

¿Cómo puedo emplear la data del PLC para mi gestión de operaciones y mantenimiento en procesos automatizados?

En éste artículo se intentará responder una pregunta muy frecuente de los operadores y mantenedores de activos, ¿Cómo puedo emplear la data del PLC para mi gestión de operaciones y mantenimiento en procesos automatizados?, pero en principio debe tenerse muy claro que los datos por si solo son solo información, y como lo he explicado en artículos anteriores, no se convierten en inductores ni indicadores si no se tratan de manera adecuada.

Además es de suma importancia poseer lo que algunos llaman “data dura”, que son datos tomados en condiciones correctas, y en un período de tiempo suficiente prolongado para que sea fiable, por lo menos el de un mantenimiento mayor. La toma de la misma se debe hacer de una manera consistente en el tiempo, para de ésta manera poder realizar comparaciones y llevar registros históricos confiables.

Ahora bien, es necesario que dentro de las prácticas operativas de cualquier empresa, la toma de data como base para los indicadores de gestión, tanto administrativos, operativos como de mantenimiento, para de ésta manera poder visualizar claramente como se están haciendo las cosas, y evaluar las áreas suceptibles a mejoras. Dependiendo del tipo de proceso éstos datos pueden ser tomados manualmente, y operacionalizarlos de la misma manera. Pero cuando la complejidad de los procesos es alta se hace necesario hacerse de otras herramientas para su correcto procesamiento, empleando softwares para facilitar el procesamiento de la data y convertirla en información manejable e indicadores de gestión.

Muchos de los automatismos existentes hoy en día, que conforman las líneas de producción, están comandados por los llamados PLC,  sistemas programables, que poseen como prestaciones:

• Espacio reducido para el sistema lógico.
• Posibilidad de programar de manera secuencial los procesos a automatizar.
• Permite tener varias programaciones dentro de su lógica para procesos cambiantes.
• Chequeo centralizado de la programación, y de fallas.
• Posibilidad de añadir modificaciones al proceso, en cuanto a tiempos y formas de operación (mientras el activo lo permita) con un bajo costo.
• Bajos costo de mantenimiento del PLC.
• Posibilidad de comandar varias máquinas, actuadores, sensores, y sistemas con un mismo autómata.

 Fuente: El Autor

Como se puede visualizar en la figura, el proceso en si se compone por una serie de parámetros de entrada, que son programados el controlador PLC, generando unas salidas que comandarán los actuadores, motores, servo motores, bombas, etc. Ésto permitirá que los sistemas asociados al proceso se pongan y mantengan en marcha de manera eficaz y eficiente; todo esto apoyado por el uso de sensores, fines de carrera, foto células, entre otros. 

Ellos que enviarán señales al PLC, para censar el funcionamiento y envíale la retroalimentación al proceso, bien sea con los parámetros de funcionamiento correctos, y que continúe, o que se ha producido una falla, paralizando el proceso.

Ahora bien, para la aplicación en la cual se enfoca éste artículo, se emplea los bucles de control del PLC, por medio de la conexión del procesador con computador, para poder conocer que elemento del sistema productivo está presentado una determinada falla, por ejemplo, que sensor está detectando puede ser un atasco en una banda transportadora, y paralizando el proceso, o motor dejó de funcionar. También los controladores nos permiten saber los períodos de tiempo por cada parada del sistema asociado a ese punto de control.

En la actualidad en el mercado existen múltiples softwares que permiten la descarga de los datos de paradas producidas en un proceso comandado por PLC, enlazando el software del fabricante, con sistemas informáticos colectores de datos, o simplemente enviándolo a hojas de cálculo para poder procesar toda esta data.

Como se puede visualizar en la gráfica se tendrían datos en un período de tiempo determinado de las llamadas microparadas ocurridas dentro del proceso productivo como tal, que son capturadas por el PLC en relación a los sensores y los elementos de control asociados a la línea de producción.

Fuente: El Autor

El siguiente paso es saber ¿qué hacemos con esa información? y ¿cómo la manejamos para convertirla en indicadores para la mejora de los procesos?.

¿Qué hacemos con esa información?

Lo primero que hay que hacer es establecer un criterio para seleccionar las microparadas que se van a estudiar, y pude tomarse los siguientes:

• Tiempo de duración de las paradas.
• Cantidad de paradas.
• Cantidad de subprocesos que detiene (cuello de botella).
• Criticidad de los activos (equipos) que están relacionados con la falla.

¿Como la manejamos?

Luego de decidir cuál es el criterio más adecuado en función al caso de estudio, se evalúan las paradas reportadas que mayor incidencia tengan en el proceso en sí, y que generen mayores cotos asociados por merma en la producción. De ésta forma se tendrá una prioridad de los efectos que debemos revisar, para buscar su causa raíz, para reducir la problemática principal en muchísimas industrias manufactureras, la merma de producción por paradas e indisponibilidad de los equipos, bien sea por las llamadas microparadas o por mantenimientos reactivos.

Luego de seguir estos pasos se aplica cualquiera de los métodos de análisis sistemático que conozca la gerencia para el estudio de las fallas, puede ser las Cinco M, Análisis de Causa Raíz, Pareto, AHP, o el que considere más adecuado la persona que está realizando el estudio. Para encontrar las alternativas de solución; éstas alternativas en principio deben ser evaluadas en conjunto por la Gerencia de Producción y la de Mantenimiento, incluyendo evaluación técnica económica, para realizar la elección de la mejor alternativa para la organización.

Además se pueden emplear estos datos para el cálculo de indicadores de gestión productivos y de mantenimiento, como son los de productividad, eficiencia, eficacia, disponibilidad, parada forzada, mantenibilidad, entre otros. Siendo muy importante para esto que las condiciones de toma de los datos para el cálculo de los indicadores sea consistente en el tiempo.

  

De ésta manera se puede emplear como herramienta la información proveniente de PLC, para discriminar las paradas que reporta la lógica de control, y como procesarla, y emplearla para realizar estudios para la mejora del proceso productivo, y la pertinencia del mantenimiento proactivo, para la mejora sistemática y mantenimiento del área productiva de una organización.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz

Softwares de Gestión de Mantenimiento.

Palabras claves: Software, mantenimiento, sistema, equipos, planificación, gestión,  órdenes de trabajo.

En la actualidad existen distintas herramientas para la gestión del mantenimiento y la gestión de activos, entre ellas están los softwares de gestión mantenimiento, conocidos por algunos como GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) y por otros como CMMS (Computer Maintenance Management Software). La naturaleza de éstas herramientas informáticas es la de facilitar la recolección y organización de la data técnica, para la correcta planificación, ejecución, control y seguimiento de los mantenimientos.

Algunas de estas soluciones informáticas fueron desarrolladas para mercados específicos, como para el sector energético, sector manufacturero, etc; como otras más genéricas, que pudieran ser implementadas en cualquier tipo de organización. También existen otras basadas en sistemas llamados 3D, que están diseñadas para integrar y  visualizar los datos operativos, administrativos, financieros, a través de la cadena de valor organizacional, como es el caso de softwares como el SAP, MAXIMO, Prisma o el Oracle. (ERP), siendo soluciones más costosas al momento de su adquisición e implementación, además de que es necesaria una estructura empresarial bien definida y madura, para su correcta implementación.

Normalmente los softwares de gestión de mantenimiento organizan la información mediante módulos, y sería deseable que tubieran por lo menos los siguientes:

• Gestor de órdenes de trabajo.

• Gestor de inventarios.

• Planificación de mantenimientos preventivos.

• Bitácora de fallas.

• Gestor de activos.

• Gestor de recursos humanos o personal asociado a cada actividad o rutina.

• Seguridad informática con gestión de claves y definición de roles.

Toda ésta información es de vital importancia a la hora de realizar el control y seguimiento del mantenimiento de un equipo determinado, además de permitir a la gerencia poder tomar decisiones efectivas, bien sea que se lleve un programa de mantenimiento TPM (Total Productive Maintenance) mantenimiento productivo total, un RCM (Reliability Centered Maintenance) mantenimiento centrado en la confiabilidad, ó 5S, entre  otros. Para de esta forma poder llevar las estadísticas de cada sistema y sub sistema y equipo que compone la planta que se está estudiando.

Para ello también se emplean módulos asociados de carga de fallas correctivas o también llamadas bitácoras, ahí se plasman información relevante de las órdenes de trabajo abiertas por mantenimientos no programados, bien sea por fallas, reducción de la velocidad o la calidad de producción, comprometiendo la operatividad de la línea o por paradas parciales o totales de un equipo determinado. Todo esto es necesario para poder llevar la cronología de fallas de cada uno de los elementos integrantes de los sistemas que se operan, y de ésta manera ir formando su ADN particular.

Es de suma importancia la el módulo de gestión de inventarios, puesto que éste nos permite conocer la cantidad de repuestos que poseemos de una manera codificada, asignado un código único para cada tipo de repuesto, su costo de aprovisionamiento, de mantenimiento de inventario, y además poder asignarlo de manera directa a cada pauta de mantenimiento, para el cálculo del costos de ejecución del mismo, y además poder  realizar una proyección del punto de quiebre de inventario, y el tiempo de reposición de la mercancía, para de esta manera realizar una planificación de compra anticipada de éstos elementos.

Otro elemento importante dentro de los GMAO es el administrador de usuarios y roles, puesto que éste permite jerarquizar los niveles de aprobación y manejo de la información. En cuanto a los niveles de aprobación, se crean roles de mantenedores o técnicos, roles de supervisión y aprobación de órdenes de trabajo, aprobación de hojas de salida de repuestos y consumibles del almacén, con su respectivo descuento del inventario, otros roles son de visualización, otros de carga de solicitud y pedidos para compras, todo esto debe ser definido por la organización usuaria del software, y todo esto se hace para tener niveles de seguridad de los activos de la empresa.

También es importante que posean un módulo de gestión de activos, éste permite llevar un registro detallado de los sistemas, equipos, propiedades e infraestructura de la organización usuaria, donde se pueden incluir detalles (bajo codificación única) del sistema madre o raíz, el sub sistema asociado, el equipo, y los repuestos asociados, cada uno de estos equipos deben tener un código único, además de la ubicación funcional, para que ésta manera se le pueda hacer seguimiento y control a la hoja de vida de cada uno, hasta el fin de su vida útil y su desincorporación.

Además permite registrar información referente a detalles como garantías, contrato de servicio, partes de repuesto y cualquier otro parámetro que pueda ser de ayuda para la gestión. Además también pueden generar parámetros como los índices de estado de las infraestructuras.

En la actualidad en el mercado existen muchas alternativas tanto gratuitas como pagas para de GMAO, donde se pueden citar alguno de ellos: 

Gratuitos:

•   Renovegem: con su versión 3.0, es un software versátil y de uso bastante intuitivo, permite organizar y registrar la actividad de mantenimiento preventivo y correctivo, los descargos y bloqueos de equipos, la gestión del repuesto, gestión de compras, todas ellas de manera integrada, además obtener  los principales indicadores en plantas industriales. Permitiendo manejar información básica, buena opción para una empresa que quiere hacer un primer acercamiento a los softwares de gestión de mantenimiento, y con información de manejo de software en el portal youtube.com, elaborado por los mismos diseñadores del programa. Disponible en: http://www.renovetec.com/index.php/es/501-renovegem-3.0

• PMX-PRO: es un sistema sencillo que está basado en ACCESS, y por ello admite algunas interesantes posibilidades de personalización y configuración de informes. La versión gratuita no trabaja en red. Ofrece con opción a los códigos fuentes del sistema. Es una solución orientada a pequeños y medianos departamentos de mantenimiento que deseen implementar un sistema automatizado integral en su área de mantenimiento. Con ciertas debilidades en lo que gestión repuestos se refiere,  pero como primer acercamiento resulta útil. Su versión gratuita está disponible en: www.cworks.com.my

Pagos:

Entre los softwares pagos se pueden citar:

• SAP R/3: Sofware de gestión empresarial, de sistema modular, tipo 3D, que permite gestionar la organización de una manera global, con modulo de gestión de materiales MM, y de gestión de mantenimiento PM, entre muchos otros, resultando ser muy versátil, con las prestaciones necesarias para una correcta gestión del mantenimiento, cuando está implementado de manera correcta, aunque es de muy alto costo, y es recomendable para grandes organizaciones, con buen desarrollo organizacional.

• Una solución desarrollada por IBM, el Maximo Asset Management proporciona un punto de control para todos los tipos de activos: producción, infraestructura, instalaciones, transporte y comunicaciones, al gestionarlos desde una plataforma común. Esta plataforma permite compartir y aplicar las mejores prácticas, inventario, recursos y personal. Ahora puede optimizar el rendimiento de sus activos y maximizar la rentabilidad de la inversión.

Entre otros, además de que las empresas desarrolladoras de softwares permiten descargar o facilitan versiones demostrativas, con alcances limitados para la prueba de sus productos, lo importante es tener claro el alcance que queremos de estos sistemas para la mejora contínua de la gestión del mantenimiento.

Toda ésta información debe estar estrechamente relacionada entre si, por ejemplo, es de suma importancia para la planificación efectiva de un mantenimiento preventivo el conocer las tareas a ser realizadas, su duración, los insumos, herramientas, materiales y repuestos necesarios y la cantidad efectiva de personal para su ejecución, ésto también debe ser asociado a los costos asociados de mano de obra, materiales, depreciación de equipos y herramientas, etc. Todo ello con el fin de poder garantizar la intervención oportuna del o los equipos que se han planificado mantener.

Un punto medular son las órdenes de trabajo, puesto que en estás se debe asociar la pauta de mantenimiento, donde se discriminen las actividades y las tareas necesarias para su correcta ejecución, además es de importancia que éstas tengan asociados los repuestos y consumibles necesarios para acometer correctamente el mantenimiento, haciendo un símil, debe ser tan detallada como una receta de cocina, y explícita para que cualquier persona que las lea sea capaz de entender el proceso de mantenimiento en si.

Ahora bien, normalmente para el cierre de una orden de trabajo se debe cargar la información relevante de la ejecución del mantenimiento, sea preventivo o correctivo, como es: su duración, causa raíz, los repuestos e insumos utilizados, código del equipo intervenido, código del equipo sustituido (si es el caso), personal que realizó el trabajo, inconvenientes durante su ejecución, etc.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz

 

Negociación Efectiva en Proyectos.

Palabras claves: Negociación, acuerdos, proyecto, referencias, necesidades.

Unos de los términos más cotidianos que empleamos es el de negociar, forma parte de nuestro día a día; puesto que el simple hecho de realizar cualquier transacción implica el negociar o conciliar entre partes, para llegar a acuerdos de como se llevará a cabo alguna acción.

Ahora bien, todo gerente debe darle su valor ponderado al hecho de poder realizar una negociación efectiva y sana entre las partes. En el ámbito empresarial existen negociaciones internas y externas, con los directivos, proveedores, los trabajadores, los distribuidores, los contratistas, etc. De ahí la importancia de que todo líder desarrolle esta habilidad, para que la relación dentro del proceso negociador sea de ganar – ganar, y de la manera más equilibrada, y con términos bien definidos.

Si vemos como se lleva el proceso negociador dentro de un proyecto que se tenga dentro de una determinada organización, y dado el caso que se va a contratar su ejecución; se hace necesario definir las aristas del mismo para poder determinar los alcances internos y externos del mismo, que citaré a continuación:

1. Definición del alcance del proyecto.
2. Análisis de precios, y tasa interna de retorno (TIR).
3. Negociación interna con la Directiva de la organización para la aprobación del proyecto.
4. Diseño de términos de referencia para contratación.
5. Selección de empresas oferentes.
6. Jornada de negociación de delimitaciones del proyecto y su precio.
7. Selección de empresa a contratar.

Pero para poder llevar a cabo estos pasos es necesario poseer o desarrollar ciertas habilidades. Puesto “el poder negociador es directamente proporcional a conocimiento de las necesidades”. Por tanto es de suma importancia el conocer bien las necesidades internas, y las posibles problemáticas externas que pueden afectar la ejecución del proyecto, delimitar el problema lo más posible antes de sentarse a discutir con las empresas ofertantes.

Es de ayuda para que el proyecto fluya el conocer bien a su contra parte, conocer cómo funcionan, que otros proyectos de envergadura han llevado a cabo, su nivel de experiencia en áreas determinadas, además de saber cómo es su cumplimiento y su responsabilidad. Evaluar a las personas que llevan a cabo la negociación, tomándose un tiempo prudencial para conocerlas, para de ésta manera evaluar sus fortalezas y debilidades.

Los participantes en el proceso de negociación deben estar abiertos a la discusión, iniciando con aclarar el alcance del proyecto, para poder delimitar responsabilidades para el logro de los objetivos. Se debe estar dispuesto a escuchar a su contra parte, para poder tomar en cuenta sus puntos de vistas, y poder evaluarlos, en pro de las mejoras que se puedan lograr en la ejecución  del proyecto.

En un principio  surjan temas específicos, porque solo se conoce bien el alcance general del proyecto, he de ahí la importancia de que los términos de referencia sean lo más detallado y explícitas posibles. El conocimiento de sitio también cobra gran importancia, para aclarar a ofertante las necesidades reales que se deben cubrir con el proyecto.

Luego de que ésta fase se lleve a cabo de manera efectiva, entonces se debe esperar que la otra parte genere el feed back, para conocer si están en condiciones para lograr los alcances pretendidos por la organización contratante; en caso de existir diferencias, este es el momento de enterarse de cuáles son, para poder generar alternativas de solución temprana.

Las jornadas de negociación tienden a hacerse más complejas, cuando se poseen muchos asuntos vinculados, y a medida que los puntos a tocar pueden generar desviaciones de precio, entre la visión inicial que tenía la empresa ofertante sobre el alcance definido por el requirente.

Pueden existir necesidades ocultas que no se haya colocado sobre la mesa de negociación por ninguna de las partes, pero estas surgirán conforme transcurran las negociaciones, donde prevalece la estrategia para poder entrar en el llamado juego de ceder y ganar, sin que existan grandes desviaciones en lo proyectado.

Un negociador hábil y preparado siempre deberá de estudiar cuidadosamente los temas a discutir, antes que empiecen las negociaciones; para determinar dónde hay ventajas en lo que se refiere separar o combinar los puntos a discutir, en ceder o convertir en puntos de honor ciertos alcances, fijando posiciones antes de iniciar el proceso negociador.

Una vez iniciado el proceso, es muy probable que haya desacuerdo y conflicto; esto es muy de esperarse. “Los buenos negociadores nunca enfrentan sino que confrontan”, nunca tratan de evitar esta fase; porque se dan cuenta de que en este proceso de dar y recibir es donde se hacen los buenos tratos, a donde a final de cuentas se logra la relación ganar - ganar.

Si no se manejan estos conflictos de forma adecuada, o si se oculta información importante, esencial dentro de las delimitaciones, genera incertidumbre entre las partes, y una relación mal sana entre ellos; que seguramente durante la ejecución del proyecto generará problemas y retrasos en la obra.

Cada uno de los acuerdos entre las partes previos a la firma del contrato deben ser elementos contentivos de la oferta y del alcance del contrato, si la negociación es posterior a la firma del contrato, y es durante la ejecución del proyecto, entonces se debe levantar minuta entre las partes, y firmar los acuerdos y puntos pendientes para una futura reunión.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz

Planeación Estratégica.

Palabras claves: Planificación, estrategia, mercado, estudio.

Mucho se escucha y se habla de planeación estratégica, sin embargo en la presente entrega se hará una síntesis sobre esta temática que está en boga desde años atrás.

Debo empezar recordando el concepto de que es planificación, según la Real Academia de la Lengua Española es un “plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una industria, etc.”

Por su parte la Real Academia cita que la estrategia es en un proceso regulable, “un conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento”.

Ahora bien teniendo claro estos términos se puede decir que la planeación estratégica es la acción de generar los lineamientos necesarios para poder cumplir con los objetivos de una organización, plasmando los estrategias a seguir en un período de tiempo determinado. Dichos períodos pueden ser catalogados como  corto, mediano y largo plazo, para lograr satisfacer el mercado al cual la empresa dedica sus actividades; tomando en consideración los cambios que puedan ocurrir a través del tiempo.

Por ello, la planificación estratégica debe cumplir con las siguientes características:

·         Estar por escrito.

·         Ser flexible.

·         Alineada con la misión, visión y objetivos de la organización.

·         Producto de un estudio de matriz de necesidades y oportunidades.

·         Debe ser medible.

·         Debe de tener un horizonte temporal.

Para aquellos que generan por primera vez un plan estratégico es necesario realizar un estudio situacional de la organización, partiendo desde definir las amenazas externas e internas a las cuales se enfrentara la empresa, ver evaluando los posibles cambios en el tiempo que puedan ocurrir en el mercado al cual se satisface como organización.

De esta manera empleando herramientas de análisis de situación como puede ser una matriz DOFA, se puede determinar las amenazas y fortalezas a las cuales la organización se enfrentará.

Para el caso de empresas ligadas a producción de artículos de consumo masivo también es conveniente evaluar las 5 fuerzas de Portter:

1.     Poder de negociación de los Compradores o Clientes

2.     Poder de negociación de los Proveedores o Vendedores

3.      Amenaza de nuevos entrantes

4.     Amenaza de productos sustitutos

5.     Rivalidad entre los competidores

Para poder definir cuál será la mejor estrategia para poder mantenerse en el mercado, si es necesario integración aguas arriba o aguas abajo, bien sea con nuestros proveedores o los integrantes de nuestros canales de distribución.

También estudiar la posibilidad de entrada de nuevos competidores en el mercado, y lo beneficioso o perjudicial que eso podría ser, en mercados maduros,  para compañías ya posicionadas puede ser beneficioso el ingreso de nuevos competidores, porque evitaría el caer en monopolios ilegales, y teniendo una buena estrategia se mantendría el posicionamiento de la empresa. Como es el caso en Venezuela de las industrias tabacaleras y de bebidas gaseosas.

He ahí la importancia de que el plan estratégico sea flexible en el tiempo dentro de los períodos de mediano y largo plazo. Para poder adaptarse a los cambios que impongan los consumidores dentro del mercado, de los competidores que puedan surgir y los cambios en las políticas de estado de los países donde las organizaciones hacen vida.

Toda esto debe quedar por escrito, definido de manera clara, y difundido a toda la organización, de esta manera se logra que los esfuerzos se alineen con el fin de la organización, por ende, todo el personal en los distintos niveles deben de conocerlo, y los gerentes medios deben de traducir este plan estratégico macro en en planes operativos, con indicadores claros de la gestión de cada una de las unidades organizativas, como pueden ser indicadores operacionales, logísticos, financieros, entro otros.

Ahora bien para empresas que poseen planes estratégicos suele ser más sencillo, teniendo ya lineamientos claros, definidos, aceptados y difundidos por la organización, solo queda realizar reuniones periódicas, donde se lleve a los consejos directivos los posibles cambios en cuanto a las estrategias para poder alcanzar los objetivos de la organización, los posibles cambios en los horizontes que se han fijado, y de esta manera poder redimensionar el plan, esto se suele hacer en reuniones de consejo directivo anuales, poco antes del cierre del período fiscal, para poder realizar el plan operativo anual del período siguiente.

Además se hace necesario realizar reuniones de seguimiento y control periódicas, siendo recomendable hacerlas con una frecuencia por lo menos trimestral, para con ello poder evaluar como ha sido la ejecución del plan, y si es necesario redimensionarlo en cuanto su alcance o sus requerimientos financieros, para poder llevarse a cabo dentro de las estrategias planteadas dentro del marco del plan estratégico organizacional.

Estos pasos permiten continuar con el ciclo de planeación, que traerá consigo mejora en las operaciones dentro de cualquier organización, y algo más importante aún, poder definir el destino de la empresa en los años por venir, incluyendo el estudio de la posibilidad de expansión dentro del mercado en el cual se desempeña la compañía, o si se debe incursionar en otros mercados.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz

Importancia del control perceptivo de recepción de productos.

Palabras claves: Control, calidad, recepción, parámetros, cualidad, compras, aprovisionamiento.

Al referimos a control perceptivo es al momento en que se realiza la respectiva inspección, verificación de la adquisición de un bien y/o material, o de otra actividad administrativa que involucre el desembolso de dinero por parte de la Organización.

Contablemente éste busca comprobar que un gasto ha sido efectivamente causado, como requisito indispensable para su pago, es obvio, que el encargado de realizar la operación, es la unidad operativa responsable de recibir el bien o material.

Pero operativamente, es un concepto muy ligado al control de calidad de la recepción de productos durante el proceso de procura y aprovisionamiento de un bien o servicio.

Primeramente durante el proceso de planificación de materiales, también conocido como MRP, se obtienen los materiales requeridos, sus carácterísticas y cantidades necesarias, en el momento oportuno para cumplir con el proceso productivo, y a su vez  con las demandas de los clientes. El MRP sugiere una lista de órdenes de compra. Programa las adquisiciones a proveedores en función de la producción programada.

El departamento de compras además debe tener las características cualitativas de dichos materiales, bien descritas dentro de los llamados términos de referencia bien diseñados, que no son más que la descripción exhaustiva de los insumos a ser comprados, con detalle de sus características. Dicha información debe de ser clara y adecuada sobre sus requerimientos.

De ser necesario, durante el proceso de contrataciones del servicio o de la compra de bienes y/o insumos se deben de realizar sesiones aclaratorias con los proveedores oferentes, para poder garantizar el conocimiento de la calidad del producto requerido.

Además dentro del contrato compra venta, o en su defecto en la orden de compra para adquisiciones más pequeñas o sencillas, se debe establecer las condiciones de manera clara, en cuanto a calidad, precio, entrega y forma de pago.

Todo esto en pro  el lograr un aseguramiento de la calidad, que resulta ser el conjunto de acciones emprendidas de una manera sistémica y planificada, que son necesarias para brindar la confianza adecuada de un producto o servicio, para dar cumplimiento a los requisitos fijados en las especificaciones o términos de referencia.

Luego de emitida la orden de compra, y fijados los parámetros de las cantidades, condiciones y tiempos de entrega, debe de realizar una verificación del producto adquirido por la empresa.

Dependiendo de la importancia dentro del proceso productivo u operativo de la organización compradora se puede incluir como condición contractual la inspección en fábrica de los bienes que se van a adquirir, y evaluar el proceso productivo de dicha empresa, para poder asegurarse de la calidad de los productos que se desean aprovisionar.

De lo contrario se debe realizar inspecciones por muestreo de los productos comprados, según las características y condiciones de entrega descritos contractualmente, o en su defecto, en la orden de compra, y en los términos de referencia elaborados por la empresa compradora, a eso se le llama control perceptivo del producto.

Es de suma importancia evaluar las siguientes características, y compararlas contra la orden de compra de los productos:

• Orden de compra.
• Nota de entrega.
• Descripción.
• Nombre del producto (en la guía de entrega / vs orden de compra)
• Unidad de medida.
• Dimensiones.
• Condiciones de la factura.
• Cantidad.
• Condiciones en las cuales ha sido transportado.
• Condiciones del empaque.
• Estado físico.
• Condiciones sensoriales (las que apliquen).
• Color.
• Olor.
• Sabor.
• Temperatura.
• Calibre.
• Dimensiones (metrológicas).

Entre otros, que se determinen como parámetros importantes a ser medidos durante la recepción de la mercancía, previamente definido en las condiciones de compra.

Esto determinará si el producto que se está recibiendo es el indicado para el proceso al cual se va a someter, y posee las características contractuales. De ser así se ingresa el producto al inventario y se organiza dentro de los almacenes, bien sea de repuestos, materia prima o de materiales varios, según sea el caso; y de no ser así se puede efectuar un rechazo de la mercancía por una no conformidad dentro del proceso de recepción del producto.

Eh de ahí la importancia de realizar un correcto control perceptivo al momento de la recepción de los productos aprovisionados en una organización, puesto que les permitirá definir si dichos insumos cumplen con las características y la calidad definida durante la contratación, y si cumple con los parámetros de cantidad, tiempos y condiciones de entrega estipulados entre  las partes.

Para de esta manera poder realizar los pagos de los mismos y sus debidas imputaciones presupuestarias y financieras. Estando seguros de que se ha adquirido lo que realmente se requirió, además de poder evaluar la confiabilidad de nuestros proveedores, y plantear mejoras tanto a lo interno de la organización, como desarrollar los proveedores de una manera bien planificada. 

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz

Método de las 5S para el incremento de la productividad.

Palabras claves: Orden, limpieza, procesos, flujo, cuellos de botellas.

Otro método empleado en la gestión de operaciones, para la mejora del proceso productivo, y de los mantenimientos a realizase a sus equipos asociados, es el denominado método de las cinco S.

Es llamado así por ser la letra “S” inicial del nombre japonés de las cinco fases que componen el método. Éste otro de los métodos desarrollados por la empresa Toyota en los años sesentas, así como el diagrama desarrollado por Ishikawa, explicado en entregas anteriores.

Su esencia es mantener los puestos y lugares de trabajo bien organizados, de ésta forma permite un mejor flujo para la producción, reduciendo los cuellos de botella en los procesos; causados por una mala ubicación de materiales y herramientas, mala organización de las unidades productivas, o simplemente por desechos que interfieren con el paso de los materiales, impidiendo el flujo adecuado dentro de los procesos internos de la organización.

Las denominadas fases de las 5 S son las siguientes:

·         Seiri (Clasificación).

·         Seiton (Orden).

·         Seisō (Limpieza).

·         Seiketsu (Normalización).

·         Shitsuke (Mantener la disciplina).

Partiendo de esas premisas, se busca eliminar lo que sea inútil del espacio de trabajo, organizarlo de manera eficaz, que permita el flujo correcto de las labores, eliminando los cuellos de botella, mejorando además el nivel de limpieza de las áreas, tanto de trabajo, mantenimiento, como las operativas, prevenir la reaparición del desorden y la suciedad, y fomentar estos esfuerzos para que se diseminen por toda la organización y se conviertan en parte de la cultura organizacional.

Lo importante de cualquier método que se valla aplicar a una organización o a un proceso específico, es que éste se vuelva parte de la cultura, es más, parte del ADN organizacional, para que sea realmente efectivo se debe creer en su funcionamiento, y con las mejores prácticas, generarán mejoras sustanciales a los procesos a los cuales se les aplique.

Empresas exitosas han aplicado este método para organizar y mejorar sus procesos. Por ejemplo, una empresa de producción masiva se dio cuenta de que muchas de las paradas en las líneas de producción eran producidas por ausencia de materia prima a la hora de recambio o alimentación de estos materiales.

La gerencia plateó aplicar el método de las 5S en dicho proceso productivo, haciendo un levantamiento de la ubicación de los equipos y materiales en la planta, en esta empresa la materia prima, al salir del almacén, se colocaba en paletas al lado de las unidades producción, de manera desordenada, en momentos impedía el paso de los técnicos de producción hacia las unidades, ocasionando en oportunidades paradas de las máquinas por no poder atender alarmas a tiempo.

Los desechos no eran separados, ni clasificados por tipo, simplemente eran reunidos y depuestos en un mismo recipiente.

Esta empresa se planteó hacer algunos cambios, iniciaron con fabricar racks de clasificación de materia prima al lado de cada módulo de producción, donde se organizaba la cantidad necesaria para producir en un turno de trabajo, y se clasificaba por tipo de material a emplearse.

Se creó un sistema de clasificación de desperdicios sólidos, donde se separaba el papel, el plástico, los desperdicios orgánicos, y los repuestos consumibles que se habían cambiado en la puesta a punto de las unidades. Permitiendo primero conservación ambiental producto de la venta del papel y el plástico para el reciclaje, además de percibir un pequeño retorno monetario por la venta de éstos.

Algunas de las unidades productivas fueron cambiadas de posición, permitiendo un mejor flujo de los materiales dentro del área de producción, reduciendo los cuellos de botellas causados por la mala organización de los módulos de producción.

Luego de esto crearon procedimientos estándares para que los trabajadores conocieran la manera de hacer las cosas, partiendo de la premisa de calidad que he citado anteriormente en otras entregas, “escribe lo que hacer, haz lo que está escrito”.

Además esta empresa se planteó la necesidad de cambiar la cultura de sus empleados, en la manera de hacer las cosas, así que los vinculó durante el proceso de transformación, arraigando el sentido de pertenencia en cada uno de ellos, además de que implementó un sistema de incentivos a los trabajadores, a modo de competencia, generando nuevos indicadores, a parte de los productivos, otros ligados a cada una de las 5 S, con un sistema de puntos y violaciones a las premisas. De ésta manera lograron introducir en el ADN operacional del área de producción los cambios que se había planteado.

Reduciendo de esta manera de manera las paradas y micro paradas generadas por falta de material, y por cuellos de botella, además de brindar un ambiente de trabajo más armonioso para los trabajadores. Además de producir un amento sensible de la productividad de la empresa.

Este método también es muy empleado para el área de mantenimiento, como el empleado en otra empresa de manufactura, en donde la ejecución de los mantenimientos llevaba mucho tiempo, más del que el fabricante refería en sus manuales, además de los trabajadores se quejaban del medio ambiente de trabajo, habiendo denunciado esto varias veces ante los entes competentes.

Por ello el gerente de mantenimiento se planteó la aplicación del método de las 5S. Pidiéndole a sus técnicos iniciaran por realizar una limpieza profunda de los talleres y áreas de trabajo, desechando lo que ya no cumpliera función alguna, y reparando o recuperando lo que fuera necesario.

Luego de liberar el espacio de elementos ociosos, el gerente les pidió a sus trabajadores realizaran la reorganización de las herramientas, que las tenían en cajas, y colocarlas en tableros dispuestos para organizarlas por tipo, tamaño y uso específico, separando las milimétricas de las herramientas en pulgadas.

También les pidió el chequeo y puesta punto de las conexiones eléctricas de las máquinas herramientas, conexiones neumáticas, eliminar botes de aceite, y mantener el orden en las áreas.

Luego la gerencia escribió un reglamento de orden y limpieza de las áreas de trabajo, haciéndolo firmar por sus técnicos, haciéndoles sentir que formaban parte esencial de estos cambios, enmarcándolo, y colocándolo en un sitio visible.

Además de crear jornadas de refrescamiento de estas normativas hacia los trabajadores del área de mantenimiento periódicamente; además de realizar inducciones a los nuevos técnicos de mantenimiento en el momento en el que éstos ingresaran a la empresa.

También se crearon pautas de mantenimiento que incluyeran las herramientas y repuestos que se debían emplear en la ejecución de cada mantenimiento, de esta forma los técnicos con un día de antelación tendrían ordenadas las herramientas que necesitarían para ejecutar las labores del día siguiente.

De ésta forma se logró reducir los tiempos de ejecución de los mantenimientos, los trabajadores sentían más control sobre sus procesos de trabajo, y mucho más a gusto con el ambiente laboral.

Como se puede ver la aplicación del método de las 5S permite la mejora sustancial sobre los procesos en los cuales nos desempeñemos, siendo aplicable en la vida cotidiana, en el presente artículo se mostraron dos ejemplos reales de su aplicación para áreas operativas, y de mantenimiento, y los logros que se obtienen con lo que algunos suelen llamar el orden y limpieza, enmarcado en un método bien estructurado.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz