Softwares de Gestión de Mantenimiento.

Palabras claves: Software, mantenimiento, sistema, equipos, planificación, gestión,  órdenes de trabajo.

En la actualidad existen distintas herramientas para la gestión del mantenimiento y la gestión de activos, entre ellas están los softwares de gestión mantenimiento, conocidos por algunos como GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) y por otros como CMMS (Computer Maintenance Management Software). La naturaleza de éstas herramientas informáticas es la de facilitar la recolección y organización de la data técnica, para la correcta planificación, ejecución, control y seguimiento de los mantenimientos.

Algunas de estas soluciones informáticas fueron desarrolladas para mercados específicos, como para el sector energético, sector manufacturero, etc; como otras más genéricas, que pudieran ser implementadas en cualquier tipo de organización. También existen otras basadas en sistemas llamados 3D, que están diseñadas para integrar y  visualizar los datos operativos, administrativos, financieros, a través de la cadena de valor organizacional, como es el caso de softwares como el SAP, MAXIMO, Prisma o el Oracle. (ERP), siendo soluciones más costosas al momento de su adquisición e implementación, además de que es necesaria una estructura empresarial bien definida y madura, para su correcta implementación.

Normalmente los softwares de gestión de mantenimiento organizan la información mediante módulos, y sería deseable que tubieran por lo menos los siguientes:

• Gestor de órdenes de trabajo.

• Gestor de inventarios.

• Planificación de mantenimientos preventivos.

• Bitácora de fallas.

• Gestor de activos.

• Gestor de recursos humanos o personal asociado a cada actividad o rutina.

• Seguridad informática con gestión de claves y definición de roles.

Toda ésta información es de vital importancia a la hora de realizar el control y seguimiento del mantenimiento de un equipo determinado, además de permitir a la gerencia poder tomar decisiones efectivas, bien sea que se lleve un programa de mantenimiento TPM (Total Productive Maintenance) mantenimiento productivo total, un RCM (Reliability Centered Maintenance) mantenimiento centrado en la confiabilidad, ó 5S, entre  otros. Para de esta forma poder llevar las estadísticas de cada sistema y sub sistema y equipo que compone la planta que se está estudiando.

Para ello también se emplean módulos asociados de carga de fallas correctivas o también llamadas bitácoras, ahí se plasman información relevante de las órdenes de trabajo abiertas por mantenimientos no programados, bien sea por fallas, reducción de la velocidad o la calidad de producción, comprometiendo la operatividad de la línea o por paradas parciales o totales de un equipo determinado. Todo esto es necesario para poder llevar la cronología de fallas de cada uno de los elementos integrantes de los sistemas que se operan, y de ésta manera ir formando su ADN particular.

Es de suma importancia la el módulo de gestión de inventarios, puesto que éste nos permite conocer la cantidad de repuestos que poseemos de una manera codificada, asignado un código único para cada tipo de repuesto, su costo de aprovisionamiento, de mantenimiento de inventario, y además poder asignarlo de manera directa a cada pauta de mantenimiento, para el cálculo del costos de ejecución del mismo, y además poder  realizar una proyección del punto de quiebre de inventario, y el tiempo de reposición de la mercancía, para de esta manera realizar una planificación de compra anticipada de éstos elementos.

Otro elemento importante dentro de los GMAO es el administrador de usuarios y roles, puesto que éste permite jerarquizar los niveles de aprobación y manejo de la información. En cuanto a los niveles de aprobación, se crean roles de mantenedores o técnicos, roles de supervisión y aprobación de órdenes de trabajo, aprobación de hojas de salida de repuestos y consumibles del almacén, con su respectivo descuento del inventario, otros roles son de visualización, otros de carga de solicitud y pedidos para compras, todo esto debe ser definido por la organización usuaria del software, y todo esto se hace para tener niveles de seguridad de los activos de la empresa.

También es importante que posean un módulo de gestión de activos, éste permite llevar un registro detallado de los sistemas, equipos, propiedades e infraestructura de la organización usuaria, donde se pueden incluir detalles (bajo codificación única) del sistema madre o raíz, el sub sistema asociado, el equipo, y los repuestos asociados, cada uno de estos equipos deben tener un código único, además de la ubicación funcional, para que ésta manera se le pueda hacer seguimiento y control a la hoja de vida de cada uno, hasta el fin de su vida útil y su desincorporación.

Además permite registrar información referente a detalles como garantías, contrato de servicio, partes de repuesto y cualquier otro parámetro que pueda ser de ayuda para la gestión. Además también pueden generar parámetros como los índices de estado de las infraestructuras.

En la actualidad en el mercado existen muchas alternativas tanto gratuitas como pagas para de GMAO, donde se pueden citar alguno de ellos: 

Gratuitos:

•   Renovegem: con su versión 3.0, es un software versátil y de uso bastante intuitivo, permite organizar y registrar la actividad de mantenimiento preventivo y correctivo, los descargos y bloqueos de equipos, la gestión del repuesto, gestión de compras, todas ellas de manera integrada, además obtener  los principales indicadores en plantas industriales. Permitiendo manejar información básica, buena opción para una empresa que quiere hacer un primer acercamiento a los softwares de gestión de mantenimiento, y con información de manejo de software en el portal youtube.com, elaborado por los mismos diseñadores del programa. Disponible en: http://www.renovetec.com/index.php/es/501-renovegem-3.0

• PMX-PRO: es un sistema sencillo que está basado en ACCESS, y por ello admite algunas interesantes posibilidades de personalización y configuración de informes. La versión gratuita no trabaja en red. Ofrece con opción a los códigos fuentes del sistema. Es una solución orientada a pequeños y medianos departamentos de mantenimiento que deseen implementar un sistema automatizado integral en su área de mantenimiento. Con ciertas debilidades en lo que gestión repuestos se refiere,  pero como primer acercamiento resulta útil. Su versión gratuita está disponible en: www.cworks.com.my

Pagos:

Entre los softwares pagos se pueden citar:

• SAP R/3: Sofware de gestión empresarial, de sistema modular, tipo 3D, que permite gestionar la organización de una manera global, con modulo de gestión de materiales MM, y de gestión de mantenimiento PM, entre muchos otros, resultando ser muy versátil, con las prestaciones necesarias para una correcta gestión del mantenimiento, cuando está implementado de manera correcta, aunque es de muy alto costo, y es recomendable para grandes organizaciones, con buen desarrollo organizacional.

• Una solución desarrollada por IBM, el Maximo Asset Management proporciona un punto de control para todos los tipos de activos: producción, infraestructura, instalaciones, transporte y comunicaciones, al gestionarlos desde una plataforma común. Esta plataforma permite compartir y aplicar las mejores prácticas, inventario, recursos y personal. Ahora puede optimizar el rendimiento de sus activos y maximizar la rentabilidad de la inversión.

Entre otros, además de que las empresas desarrolladoras de softwares permiten descargar o facilitan versiones demostrativas, con alcances limitados para la prueba de sus productos, lo importante es tener claro el alcance que queremos de estos sistemas para la mejora contínua de la gestión del mantenimiento.

Toda ésta información debe estar estrechamente relacionada entre si, por ejemplo, es de suma importancia para la planificación efectiva de un mantenimiento preventivo el conocer las tareas a ser realizadas, su duración, los insumos, herramientas, materiales y repuestos necesarios y la cantidad efectiva de personal para su ejecución, ésto también debe ser asociado a los costos asociados de mano de obra, materiales, depreciación de equipos y herramientas, etc. Todo ello con el fin de poder garantizar la intervención oportuna del o los equipos que se han planificado mantener.

Un punto medular son las órdenes de trabajo, puesto que en estás se debe asociar la pauta de mantenimiento, donde se discriminen las actividades y las tareas necesarias para su correcta ejecución, además es de importancia que éstas tengan asociados los repuestos y consumibles necesarios para acometer correctamente el mantenimiento, haciendo un símil, debe ser tan detallada como una receta de cocina, y explícita para que cualquier persona que las lea sea capaz de entender el proceso de mantenimiento en si.

Ahora bien, normalmente para el cierre de una orden de trabajo se debe cargar la información relevante de la ejecución del mantenimiento, sea preventivo o correctivo, como es: su duración, causa raíz, los repuestos e insumos utilizados, código del equipo intervenido, código del equipo sustituido (si es el caso), personal que realizó el trabajo, inconvenientes durante su ejecución, etc.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz

 

Planeación Estratégica.

Palabras claves: Planificación, estrategia, mercado, estudio.

Mucho se escucha y se habla de planeación estratégica, sin embargo en la presente entrega se hará una síntesis sobre esta temática que está en boga desde años atrás.

Debo empezar recordando el concepto de que es planificación, según la Real Academia de la Lengua Española es un “plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una industria, etc.”

Por su parte la Real Academia cita que la estrategia es en un proceso regulable, “un conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento”.

Ahora bien teniendo claro estos términos se puede decir que la planeación estratégica es la acción de generar los lineamientos necesarios para poder cumplir con los objetivos de una organización, plasmando los estrategias a seguir en un período de tiempo determinado. Dichos períodos pueden ser catalogados como  corto, mediano y largo plazo, para lograr satisfacer el mercado al cual la empresa dedica sus actividades; tomando en consideración los cambios que puedan ocurrir a través del tiempo.

Por ello, la planificación estratégica debe cumplir con las siguientes características:

·         Estar por escrito.

·         Ser flexible.

·         Alineada con la misión, visión y objetivos de la organización.

·         Producto de un estudio de matriz de necesidades y oportunidades.

·         Debe ser medible.

·         Debe de tener un horizonte temporal.

Para aquellos que generan por primera vez un plan estratégico es necesario realizar un estudio situacional de la organización, partiendo desde definir las amenazas externas e internas a las cuales se enfrentara la empresa, ver evaluando los posibles cambios en el tiempo que puedan ocurrir en el mercado al cual se satisface como organización.

De esta manera empleando herramientas de análisis de situación como puede ser una matriz DOFA, se puede determinar las amenazas y fortalezas a las cuales la organización se enfrentará.

Para el caso de empresas ligadas a producción de artículos de consumo masivo también es conveniente evaluar las 5 fuerzas de Portter:

1.     Poder de negociación de los Compradores o Clientes

2.     Poder de negociación de los Proveedores o Vendedores

3.      Amenaza de nuevos entrantes

4.     Amenaza de productos sustitutos

5.     Rivalidad entre los competidores

Para poder definir cuál será la mejor estrategia para poder mantenerse en el mercado, si es necesario integración aguas arriba o aguas abajo, bien sea con nuestros proveedores o los integrantes de nuestros canales de distribución.

También estudiar la posibilidad de entrada de nuevos competidores en el mercado, y lo beneficioso o perjudicial que eso podría ser, en mercados maduros,  para compañías ya posicionadas puede ser beneficioso el ingreso de nuevos competidores, porque evitaría el caer en monopolios ilegales, y teniendo una buena estrategia se mantendría el posicionamiento de la empresa. Como es el caso en Venezuela de las industrias tabacaleras y de bebidas gaseosas.

He ahí la importancia de que el plan estratégico sea flexible en el tiempo dentro de los períodos de mediano y largo plazo. Para poder adaptarse a los cambios que impongan los consumidores dentro del mercado, de los competidores que puedan surgir y los cambios en las políticas de estado de los países donde las organizaciones hacen vida.

Toda esto debe quedar por escrito, definido de manera clara, y difundido a toda la organización, de esta manera se logra que los esfuerzos se alineen con el fin de la organización, por ende, todo el personal en los distintos niveles deben de conocerlo, y los gerentes medios deben de traducir este plan estratégico macro en en planes operativos, con indicadores claros de la gestión de cada una de las unidades organizativas, como pueden ser indicadores operacionales, logísticos, financieros, entro otros.

Ahora bien para empresas que poseen planes estratégicos suele ser más sencillo, teniendo ya lineamientos claros, definidos, aceptados y difundidos por la organización, solo queda realizar reuniones periódicas, donde se lleve a los consejos directivos los posibles cambios en cuanto a las estrategias para poder alcanzar los objetivos de la organización, los posibles cambios en los horizontes que se han fijado, y de esta manera poder redimensionar el plan, esto se suele hacer en reuniones de consejo directivo anuales, poco antes del cierre del período fiscal, para poder realizar el plan operativo anual del período siguiente.

Además se hace necesario realizar reuniones de seguimiento y control periódicas, siendo recomendable hacerlas con una frecuencia por lo menos trimestral, para con ello poder evaluar como ha sido la ejecución del plan, y si es necesario redimensionarlo en cuanto su alcance o sus requerimientos financieros, para poder llevarse a cabo dentro de las estrategias planteadas dentro del marco del plan estratégico organizacional.

Estos pasos permiten continuar con el ciclo de planeación, que traerá consigo mejora en las operaciones dentro de cualquier organización, y algo más importante aún, poder definir el destino de la empresa en los años por venir, incluyendo el estudio de la posibilidad de expansión dentro del mercado en el cual se desempeña la compañía, o si se debe incursionar en otros mercados.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz

Importancia del Diagrama Gantt en el Mantenimiento.

Palabras claves: Diagramas, PERT, CPM, planificación, control.

En esta entrega se hablará sobre una herramienta básica empleada en la gestión del mantenimiento a nivel mundial, conocida como diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt. Esta es una herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo requerido para realizar diferentes tareas o actividades a ligadas a un proceso determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades.

La carta Gantt o gráfica de Gantt, fue desarrollada por Henry Gantt, durante la primera guerra mundial.  Y es esencialmente una gráfica en donde las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea.

El Diagrama Gantt es empleado ampliamente en el área de gestión de proyectos, mantenimientos y todos aquellos conjunto de actividades que tienen relación con el mismo, y el tiempo que tarda en ejecutarse cada una de estas actividades o rutinas, además de que con el paso del tiempo se han añadido a él los recursos empleados, responsables, personal asociado, herramientas, materiales, costos y toda aquella variable que permita planificar y realizar un seguimiento técnico económico de un proyecto determinado.

Se estila que para proyectos complejos, con un gran número de actividades relacionadas, o que se le desee realizar una planificación y seguimiento exhaustivo que se requiere empleen técnicas basadas en redes de precedencia como PERT (evaluación de programa y técnicas de revisión) y el CPM. Estas redes relacionan las actividades de manera que se puede visualizar el camino crítico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignación de recursos y la determinación del presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta útil para la relación entre tiempo y carga de trabajo.

En el caso del mantenimiento, funciona como herramienta principal para poder realizar la planificación del mantenimiento preventivo. Puesto que es una manera efectiva de poder llevar el cronológico de la rutina de mantenimiento bien sea de una máquina como de una planta compleja de fabricación de algún producto determinado.

Es necesario primero determinar cuáles son las rutinas que van a ser esquematizadas, para que la carta gantt  sea funcional debe de resumir las actividades primarias, y sub actividades más representativas de los mantenimientos a ser efectuados, y se busca por lo menos tener un diagrama macro de todos los mantenimientos a ser efectuados en 1 año, bien sean menores o mayores, para con esto poder guiar a la gerencia tanto de mantenimiento como de producción en los paradas que se deben efectuar durante este período.

La aprobación de los mantenimientos a ser efectuados durante un período anual debe ser discutida preferiblemente tres o cuatro meses antes del inicio de cada año, durante el período de planificación financiera y de producción del año siguiente. Primero para asegurarse de tener los recursos financieros necesarios para realizar los mantenimientos, y con esto mantener y/o aumentar la disponibilidad y confiablidad de las máquinas a ser intervenidas.

Además, algunas de las empresas que poseen un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) implementado, este Diagrama debe ser firmado por la Gerencia de Mantenimiento, la de Producción y la Gerencia Planta, como personas responsables de que esta planeación se lleve cabo con la menor desviación posible.

Se puede plantear la siguiente metodología para su elaboración:

Listar todas las actividades macro que componen al proyecto (no se deben empalmar).

• Anotar una escala de tiempo.
• Listar las actividades en columna.
• Disponer el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo
• Calcular el tiempo para cada actividad.
• Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.
• Reordenar cronológicamente.
• Ajustar tiempo o secuencia de actividades.

Las Sub actividades o metas intermedias son resultados parciales que se van logrando durante la ejecución del proyecto o mantenimiento, y describen un resultado técnico o evento, se programan en fechas determinadas, y su duración es cero, por ser metas a ser logradas.

Es necesario asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la programación contiene el personal y equipamiento adecuado.

Y si el trabajo asignado a un recurso excede el tiempo disponible, se deberá realizar una nivelación de recursos, tomando las medidas necesarias.

Luego de realizar el Diagrama, y de validarlo, es importante que la gerencia de mantenimiento lleve un control y seguimiento de cada una de esas actividades, validar luego de la ejecución de cada mantenimiento las desviaciones en cuanto a tiempo, recursos, personal y cualquier eventualidad en caso de que se haya producido, para con esto poder realizar los ajustes para el año siguiente, en pro de la mejora continua de los procesos dentro de cada Organización.

En la actualidad existen varios softwares disponibles en el mercado para realizar este trabajo de manera electrónica, y poder llevar la planeación, seguimiento y hasta la evaluación de cada proyección que se realizase a un conjunto de actividades por medio de una Carta Gantt.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz

Gestión del Mantenimiento.

Palabras claves: Mantenimiento, productividad, correctivo, preventivo, predictivo, estrategia, objetivos, planificación.

En la actualidad producto de la globalización y del incremento de la competitividad entre empresas del mismo rubro, se ha hecho imprescindible adecuar los costos de producción, además de incrementar la productividad de las mismas.

Por ello sería inconcebible que el mantenimiento, siendo función importante de apoyo a la producción, y por ende, parte de la Organización Empresarial, no la tuviera.

Muchas empresas aun lo consideran simplemente un costo que encarece el producto terminado, pero nada más distante de eso. Puesto que el mantenimiento bien ejecutado reduce paradas de producción, que a su vez generan incremento en la productividad del departamento de producción.

Y según como sean planteadas las líneas estratégicas de la empresa esto permitiría incrementar la producción, reducir los sobre tiempos en el departamento de producción ligados a paradas prolongadas de planta, y de esta forma reducir los costos de producción e incrementar las ganancias de la organización.

Ciertamente, como un costo sólo se justifica si “perfecciona” el negocio a través de la mejora de las condiciones de productividad, mediante la capacidad de adaptación, desarrollo y conservación (independiente de sus funciones particulares). Para ello, se debe enfocar adecuadamente la visión y la misión mediante la definición clara de políticas, objetivos, valores, entre otros. Todos estos alineados con los objetivos organizacionales.

El mantenimiento se puede clasificar en:

• Correctivo.
• Preventivo.
• Predictivo.

Existen también los mantenimientos correctivos, son aquellos que se generan para reparar o poner en condiciones de funcionamiento aquellos equipos que dejaron de funcionar por fallas inminentes que se consideran dañados.

Son los mantenimientos más comunes, y que históricamente es el primer concepto de mantenimiento que se planteo, y el único hasta la primera guerra mundial, dada la simplicidad de los maquinas, equipamientos e instalaciones de la época, mantenimiento era sinónimo de reparar aquello que estaba averiado.

Posteriormente se planteo que el mantenimiento no solo tenía que corregir las averías, sin no que tenía que adelantarse a ellas garantizando el correcto funcionamiento de las maquinas, evitando el retraso producido por las averías y sus consecuencias.

Los mantenimientos preventivos,  son los destinados a la conservación de equipos o instalaciones mediante realización de revisiones periódicas e intervenciones a los mismos que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad, el mantenimiento preventivo se realiza en equipos en condiciones de funcionamiento (operativos).

La principal característica de este tipo de mantenimiento es que son planificados. Y según la empresa que los ejecuta los sub clasifican de maneras diferentes.

Por su periodicidad:

• Semanal.
• Mensual.
• Trimestral.
•  Semestral.
• Anual.
• Bianual.

Por la intervención en el equipo:

•  Rutinarios.
•  Menores.
• Mayores.
•  Repotenciación.

Finalmente el mantenimiento predictivo, se basa en la determinación del estado de la máquina en operación. El concepto se basa en que las máquinas darán un tipo de aviso antes de que fallen y este mantenimiento trata de percibir los síntomas para después tomar acciones.

Se puede tomar como ejemplo de estas acciones las tomas muestrales de aceites y lubricantes para el estudio de partículas metálicas en suspensión, para estadísticamente poder predecir el deterioro y el tiempo de falla de un elemento mecánico determinado, análisis de vibraciones, ultrasonidos, entre otros.

Dependiendo de las estructuras de costos de cada empresa llevándose a cabo de manera correcta el plan de mantenimiento preventivo, los costes de mantenimiento pueden tener una influencia sobre el costo final del producto, dentro del rango del 5 al 12%.

En futuras entregas se explicará cómo se debe de realizar la correcta planificación del mantenimiento y sus implicaciones, como se debe de implementar un sistema integrado de mantenimiento, y como se debe de adaptar a la estructura de costos de la empresa y sus productos para que sea rentable.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz