Método de las 5 M, Segunda M (Método).

Palabras claves: Método, procesos, Sistema de Gestión de la Calidad, diagrama de Ishikawa, Diagrama de Pareto.

 

En esta nueva entrega sobre el método de las 5 M, se profundizará sobre la segunda de las M, la representada por los Métodos.

Como se ha explicado en entregasanteriores se debe realizar un diagrama de Ishikawa, y uno ede sus brazos es el dedicado a los métodos. Por medio de este brazo del Ishikawa  se trata de deliberar la forma correcta de hacer las cosas. En el proceso de diseño e implantación de un proceso determinado, existen una serie de condicionantes, como son el propio conocimiento del proceso, de la tecnología empleada, inexistencia de estadísticas de trabajo de las operaciones, etc. Que tienden variar a en el tiempo, y que requieren ser estudiados y revalidados.

Como su nombre lo indica, se debe de estudiar la metodología empleada para hacer las cosas; es decir, como se lleva actualmente un proceso, partir de la pregunta de ¿estamos haciendo bien las cosas?, para con esto poder determinar la mejor manera de hacerlas, tomando en consideración los factores internos y externos que afectan en este momento el proceso.

¿Cómo cuestionamos la manera en la cual se está llevando un proceso determinado?

La manera más adecuada es haciendo un levantamiento previo de cada uno de los procesos, el equipo que está elaborando el estudio puede basarse en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGS), si la organización posee uno.

Una manera idónea de hacerlo, en caso de no tener implementado un SGC, es crear previamente o durante la tormenta de ideas un diagrama de procesos, para con esto, saber cuáles son los métodos macros empleados durante el proceso; y a partir de ahí ir profundizando en los puntos que se consideren focos de problemas.

Fuente: el autor.

Luego de determinar los puntos focales, en donde se ocasionan los retrasos o cuellos de botella dentro de los procesos, para con esto poder describir las alternativas para la mejora de los mismos.

Un Ejemplo muy sencillo de un proceso con problemas de métodos puede ser: una Organización que dentro de su proceso de manufactura tenga mezclada, sin clasificar, su materia prima, creando retrasos al momento de fabricar un producto determinado, puesto que abran dificultades por parte del operario para poder ubicar la materia prima, y esto podría ocasionar hasta paradas innecesarias de la producción.

A partir de estas alternativas, el equipo multidisciplinario en reuniones posteriores, realiza una evaluación técnico - económica inicial, para con esto, poder determinar cuál de las alternativas es la más viable. Cabe resaltar que esta es una propuesta inicial, puesto que al final los 5 equipos deben reunir sus propuestas y realizar un Pareto final, para determinar cuál de las causas se van a atacar primero, y con esto reducir la mayor cantidad de retrasos, problemas y/o disconformidades dentro del proceso estudiado.

El determinar la manera adecuada de hacer las cosas, y una metodología idónea para la gestión de los procesos, bien sea de la cadena de suministros, del proceso productivo, de los procesos de mercadeo o de los procesos administrativos, inciden de manera favorable en la gestión de la empresa, puesto que reducirá los retrasos ocasionados por reprocesos, retrasos  administrativos, por materiales faltantes, quiebres de stock, o simplemente labores que no son necesarias para conformar operacionalmente la producción de un bien o la prestación de un servicio determinado.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz

Logística de aprovisionamiento de repuestos.

Palabras claves: logística, cadena de suministro, aprovisionamiento, stock, inventario, proveedor, mantenimiento, repuestos mayores, Matriz de Kraljic.

Uno de los puntos claves de la logística y la cadena de suministros es el proceso de compras,  la detección de necesidades, niveles de inventario, es de suma importancia la relación de con los proveedores y el proceso de traslado y puesta en sitio de los insumos hasta el área destinada para su almacenamiento.

Según Escudero Serrano, M. (2.009) la gestión de aprovisionamiento “es el conjunto de acciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios cuando tiene que realizase actividades de fabricación o comercialización de sus productos. Comprende la planificación y gestión de las compras, el almacenaje de los productos necesarios y la aplicación de las técnicas que permitan mantener unas existencias mínimas de cada material, procurando que todo ello se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible”.

Esto muestra que con el pasar del tiempo y el avance en tema de gestión logística, el proceso de adquisición ha pasado del simple hecho de comprar, intercambio simple de bienes y servicios por dinero, a procesos más complejos, que incluyen la planeación y gestión de la adquisición y transporte de los insumos necesarios para el correcto funcionamiento de una organización.

En un amplio espectro, extrapolando todo esto a las necesidades de mantenimiento de una empresa, se puede decir que es necesario el correcto aprovisionamiento de los repuestos y consumibles necesarios para poder realizar de manera correcta las rutinas de mantenimiento, y conservar un stock mínimo para casos de contingencias que pueden ser ocasionados por diversas causas, como pueden ser: mantenimientos correctivos, retrasos en las órdenes de compra, o en el proceso de nacionalización de insumos importados, entre otras.

El primer paso es clasificar los proveedores en función a los tipos de insumos que nos proporcionan.

Siguiendo la metodología planteada por Peter Kraljic, para la elaboración de la matriz que lleva su nombre, se deben de clasificar los productos adquiridos dependiendo de su impacto financiero y riesgo de suministro, en cuatro tipos de productos:

1. Productos rutinarios.
2. Productos cuello de botella.
3. Productos Apalancados.
4. Productos estratégicos.

Y crear una matriz de clasificación como se muestra en la figura 1.

Figura 1. Matriz de Kraljic

Partiendo del principio que la clasificación de los mismos se realiza de la siguiente manera:

Productos Rutinarios: Se caracterizan, por ser productos consumibles de bajo costo y con un bajo riesgo de suministro, como son materiales de oficina, repuestos como filtros, lubricantes nacionales, rodamientos, estoperos, en el caso de materiales para fabricación, materia prima de pronta y fácil reposición.

Productos Cuellos de Botella: Son aquellos productos que aunque no tiene gran costo, el no tenerlos en el inventario, al momento de faltar podrían generar una parada o retrasos importantes en el proceso. Tales productos pueden ser repuestos y materia prima importadas, o elementos del sistema imprescindibles para su funcionamiento.  

Productos Apalancados: Estos son productos de alto costo, que forman parte del proceso, y que son de fácil obtención porque forman parte general de múltiples procesos industriales, como pueden ser montacargas, zorras, polipastos, esmeriles, etc. Que se pueden adquirir fácilmente por su amplio margen de ventas a nivel nacional e internacional. También pueden ser productos costosos pero de alta rotación dentro de la empresa, y que ya están bien tipificados dentro de la matriz de compras y se tienen proveedores bien definidos y confiables.

Productos Estratégicos: son productos de alto costo y difícil adquisición, como pueden ser una maquinaria nueva, una línea de producción completa, sistemas de control electrónicos, o materia prima que su costo de adquisición o que sus condiciones de almacenamiento las hace de carácter estratégico para la organización.

Estrategias: Las estrategias planteadas es definir bien cuales de estos repuestos son rutinarios, y listar los posibles proveedores que pueden proporcionarlos. Buscar mercados de fácil acceso, simplificar los procesos administrativos ligados al suministro, simplificar las especificaciones técnicas de los insumos, y buscar metodologías para simplificar los procesos de compra. No es necesario incluirlos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) ni realizar inspecciones diferentes a la visual  al momento de la recepción de la mercancía.

Para el caso de los repuestos cuello de botella  hay que garantizar el suministro, reduciendo la dependencia a proveedores únicos, bien sea haciendo contratos marco a largo plazo diversificando proveedores y/o desarrollando proveedores, para intentar llevar dichos productos y repuestos al cuadrante de rutinarios.

En el caso de los productos apalancados la estrategia planteada es diferente, puesto que ya están tipificados y de rotación definida, la táctica es reducir costes, ya sea por compras por volumen (dependiendo el espacio y condiciones del almacén) o haciendo más competitiva la lucha entre los proveedores, desarrollando nuevos proveedores o ampliando la lista de los mismos.

Y en el caso de repuestos estratégicos se puede plantear la metodología de contratos marcos para suministro de repuestos a mediano o largo plazo con los fabricantes, para garantizar la existencia de los mismos y los tiempos de entrega.

Los repuestos e insumos que deben ser tipificados dentro del SGC y  la matriz de selección y evaluación de proveedores son: los considerados cuello de botella, apalancados, y los estratégicos. Que deben de estar bien definidos y llevar una continua evaluación, sobre todo si estos proveedores están en el proceso de desarrollo. Porque son los que están ligados directamente al proceso productivo, y podrían paralizarlo en algún momento.

Recomendaciones: Se recomienda aplicar la metodología ABC de inventarios para determinar la rotación y la manera de adquirir los repuestos ligados a las rutinas de mantenimiento, y aplicar la matríz Kraljic para tipificar los proveedores y la manera de adquisición de los repuestos. Para esto es de suma importancia definir la demanda de los mismos.

La manera indicada para definir la demanda de los repuestos, es la de realizar una revisión de la planificación de mantenimientos preventivo a realizarse en el año, y cuantificar la cantidad y los tipos de repuestos que se van a necesitar, y en que períodos de tiempo. Además de revisar el registro histórico de repuestos empleados en mantenimientos correctivos, para poder predecir la cantidad y tipos de repuestos que tienden a fallar, para realizar una estimación de la demanda total de repuestos en el año, y su clasificación. Y de esta manera establecer la estrategia de aprovisionamiento, condiciones de compra, rotación, períodos de adquisición, transporte y almacenamiento de los mismos, durante el año; y garantizar la continuidad del proceso productivo o de servicio que brinde la organización estudiada.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz

Gerencia Logística.

Palabras claves: Cadena de valor, cadena de suministro, administración, stock, inventario, proveedor.

Como es bien conocido el concepto de logística tiene su origen en varias fuentes, una de ellas es el sector de defensa, en el cual históricamente  se enfocaba en ocuparse de la organización de los flujos de mercancías y energía, de manera que el comando, proceso o sistema, puediera recibir apoyo rápido y económico a lo largo de su ciclo de vida programado, en función a las acciones a tomar.

En el caso empresarial, se define como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, basándose en la cadena de valor y la cadena de suministro de cada empresa.

Se conoce como cadena de valor al modelo teórico que permite describir el desarrollo de las actividades de una organización empresarial generando valor al cliente final.

Fuente: El Autor

  

Y como cadena de suministro, como aquella red compleja conformada por todas aquellas partes involucradas de manera directa o indirecta en la satisfacción de una solicitud de un cliente.

La cadena de suministro incluye no solamente al fabricante y al proveedor, sino también a los transportistas, almacenistas, vendedores al detalle (o menudeo) e incluso a los mismos clientes.

Fuente: El Autor

La logística empresarial, por medio de la administración logística y de la cadena de suministro, cubre la gestión y la planificación de las actividades de los departamentos de compras, producción, transporte, almacenaje, manutención y distribución.

Dentro de cada organización, como la del fabricante, abarca todas las funciones que participan en la recepción y el cumplimiento de una petición del cliente.

 Estas funciones incluyen, pero no están limitadas al desarrollo de nuevos productos, la mercadotecnia, las operaciones, la distribución, las finanzas y el servicio al cliente.

La administración logística corta de manera sagital a todos los procesos de la organización, y busca la optimización de los mismos, para con ello lograr una reducción de costos, mejora de tiempos de entrega, calidad de los productos y satisfacción de los clientes.

Para el logro de reducción de costos del producto, la gerencia debe de estudiar cómo reducir los cotes relacionados a la distribución de los productos terminados, que generalmente pueden alcanzar hasta un 40% del costo del valor final del producto.

También el intentar reducir los costos de producción, disminuyendo las paradas y micro paradas de las líneas de producción, que generan retrasos en los procesos, desperdicio de materia prima, y a veces, hasta desabastecimiento de producto. Todo esto trae consigo aumento del costo interno de producción, en algunos casos reducción de la calidad de los productos terminados, y pérdida de la fidelidad de los clientes finales a los productos fabricados por la organización.

Otros costos que se buscan reducir con la administración logística son los relacionados con el almacenaje por concepto de inventarios, tanto de materia prima, como de productos terminados; que pueden elevarse hasta un 30% del producto terminado.

Para lograr este fin existen métodos como justo a tiempo (just in time), que fue creado por la empresa Toyota, en la década de los cincuenta, que se basa en mantener el stock en cero, y se basa en producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan. Al igual que mantener al mínimo los inventarios de reserva de materia prima y de repuestos.

De esta manera se reduce los costes relacionados con espacio de almacenamiento, recurso humano para el manejo y mantenimiento del mismo, costos asociados con la rotación de productos, y reducción de probabilidad de vencimiento de materiales tanto materia prima, como producto terminado por un mal manejo de la rotación del inventario.

Pero esto debe de venir de la mano con una adecuada gestión de la compra de suministros, de repuestos, y de un proceso productivo fortalecido y eficiente, para evitar el desabastecimiento de productos en algún momento determinado.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz