Logística de aprovisionamiento de repuestos.

Palabras claves: logística, cadena de suministro, aprovisionamiento, stock, inventario, proveedor, mantenimiento, repuestos mayores, Matriz de Kraljic.

Uno de los puntos claves de la logística y la cadena de suministros es el proceso de compras,  la detección de necesidades, niveles de inventario, es de suma importancia la relación de con los proveedores y el proceso de traslado y puesta en sitio de los insumos hasta el área destinada para su almacenamiento.

Según Escudero Serrano, M. (2.009) la gestión de aprovisionamiento “es el conjunto de acciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios cuando tiene que realizase actividades de fabricación o comercialización de sus productos. Comprende la planificación y gestión de las compras, el almacenaje de los productos necesarios y la aplicación de las técnicas que permitan mantener unas existencias mínimas de cada material, procurando que todo ello se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible”.

Esto muestra que con el pasar del tiempo y el avance en tema de gestión logística, el proceso de adquisición ha pasado del simple hecho de comprar, intercambio simple de bienes y servicios por dinero, a procesos más complejos, que incluyen la planeación y gestión de la adquisición y transporte de los insumos necesarios para el correcto funcionamiento de una organización.

En un amplio espectro, extrapolando todo esto a las necesidades de mantenimiento de una empresa, se puede decir que es necesario el correcto aprovisionamiento de los repuestos y consumibles necesarios para poder realizar de manera correcta las rutinas de mantenimiento, y conservar un stock mínimo para casos de contingencias que pueden ser ocasionados por diversas causas, como pueden ser: mantenimientos correctivos, retrasos en las órdenes de compra, o en el proceso de nacionalización de insumos importados, entre otras.

El primer paso es clasificar los proveedores en función a los tipos de insumos que nos proporcionan.

Siguiendo la metodología planteada por Peter Kraljic, para la elaboración de la matriz que lleva su nombre, se deben de clasificar los productos adquiridos dependiendo de su impacto financiero y riesgo de suministro, en cuatro tipos de productos:

1. Productos rutinarios.
2. Productos cuello de botella.
3. Productos Apalancados.
4. Productos estratégicos.

Y crear una matriz de clasificación como se muestra en la figura 1.

Figura 1. Matriz de Kraljic

Partiendo del principio que la clasificación de los mismos se realiza de la siguiente manera:

Productos Rutinarios: Se caracterizan, por ser productos consumibles de bajo costo y con un bajo riesgo de suministro, como son materiales de oficina, repuestos como filtros, lubricantes nacionales, rodamientos, estoperos, en el caso de materiales para fabricación, materia prima de pronta y fácil reposición.

Productos Cuellos de Botella: Son aquellos productos que aunque no tiene gran costo, el no tenerlos en el inventario, al momento de faltar podrían generar una parada o retrasos importantes en el proceso. Tales productos pueden ser repuestos y materia prima importadas, o elementos del sistema imprescindibles para su funcionamiento.  

Productos Apalancados: Estos son productos de alto costo, que forman parte del proceso, y que son de fácil obtención porque forman parte general de múltiples procesos industriales, como pueden ser montacargas, zorras, polipastos, esmeriles, etc. Que se pueden adquirir fácilmente por su amplio margen de ventas a nivel nacional e internacional. También pueden ser productos costosos pero de alta rotación dentro de la empresa, y que ya están bien tipificados dentro de la matriz de compras y se tienen proveedores bien definidos y confiables.

Productos Estratégicos: son productos de alto costo y difícil adquisición, como pueden ser una maquinaria nueva, una línea de producción completa, sistemas de control electrónicos, o materia prima que su costo de adquisición o que sus condiciones de almacenamiento las hace de carácter estratégico para la organización.

Estrategias: Las estrategias planteadas es definir bien cuales de estos repuestos son rutinarios, y listar los posibles proveedores que pueden proporcionarlos. Buscar mercados de fácil acceso, simplificar los procesos administrativos ligados al suministro, simplificar las especificaciones técnicas de los insumos, y buscar metodologías para simplificar los procesos de compra. No es necesario incluirlos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) ni realizar inspecciones diferentes a la visual  al momento de la recepción de la mercancía.

Para el caso de los repuestos cuello de botella  hay que garantizar el suministro, reduciendo la dependencia a proveedores únicos, bien sea haciendo contratos marco a largo plazo diversificando proveedores y/o desarrollando proveedores, para intentar llevar dichos productos y repuestos al cuadrante de rutinarios.

En el caso de los productos apalancados la estrategia planteada es diferente, puesto que ya están tipificados y de rotación definida, la táctica es reducir costes, ya sea por compras por volumen (dependiendo el espacio y condiciones del almacén) o haciendo más competitiva la lucha entre los proveedores, desarrollando nuevos proveedores o ampliando la lista de los mismos.

Y en el caso de repuestos estratégicos se puede plantear la metodología de contratos marcos para suministro de repuestos a mediano o largo plazo con los fabricantes, para garantizar la existencia de los mismos y los tiempos de entrega.

Los repuestos e insumos que deben ser tipificados dentro del SGC y  la matriz de selección y evaluación de proveedores son: los considerados cuello de botella, apalancados, y los estratégicos. Que deben de estar bien definidos y llevar una continua evaluación, sobre todo si estos proveedores están en el proceso de desarrollo. Porque son los que están ligados directamente al proceso productivo, y podrían paralizarlo en algún momento.

Recomendaciones: Se recomienda aplicar la metodología ABC de inventarios para determinar la rotación y la manera de adquirir los repuestos ligados a las rutinas de mantenimiento, y aplicar la matríz Kraljic para tipificar los proveedores y la manera de adquisición de los repuestos. Para esto es de suma importancia definir la demanda de los mismos.

La manera indicada para definir la demanda de los repuestos, es la de realizar una revisión de la planificación de mantenimientos preventivo a realizarse en el año, y cuantificar la cantidad y los tipos de repuestos que se van a necesitar, y en que períodos de tiempo. Además de revisar el registro histórico de repuestos empleados en mantenimientos correctivos, para poder predecir la cantidad y tipos de repuestos que tienden a fallar, para realizar una estimación de la demanda total de repuestos en el año, y su clasificación. Y de esta manera establecer la estrategia de aprovisionamiento, condiciones de compra, rotación, períodos de adquisición, transporte y almacenamiento de los mismos, durante el año; y garantizar la continuidad del proceso productivo o de servicio que brinde la organización estudiada.

Ing. Carlos Alberto Díaz

carlosdiaz141282@yahoo.com

@ingcarlosadiaz