Palabras
claves: Negociación, acuerdos, proyecto, referencias, necesidades.
Unos
de los términos más cotidianos que empleamos es el de negociar, forma parte de nuestro día a día; puesto que el simple hecho de realizar cualquier transacción implica el
negociar o conciliar entre partes, para llegar a acuerdos de como se llevará a
cabo alguna acción.
Ahora
bien, todo gerente debe darle su valor ponderado al hecho de poder realizar una
negociación efectiva y sana entre las partes. En el ámbito empresarial existen
negociaciones internas y externas, con los directivos, proveedores, los
trabajadores, los distribuidores, los contratistas, etc. De ahí la importancia
de que todo líder desarrolle esta habilidad, para que la relación dentro del
proceso negociador sea de ganar – ganar, y de la manera más equilibrada, y con términos bien definidos.
Si vemos como se lleva el proceso negociador dentro de un proyecto que se tenga dentro de una determinada organización, y dado el caso que se va a contratar su ejecución; se hace necesario definir las aristas del mismo
para poder determinar los alcances internos y externos del mismo, que citaré a
continuación:
- Definición del alcance del proyecto.
- Análisis de precios, y tasa interna de retorno
(TIR).
- Negociación interna con la Directiva de la
organización para la aprobación del proyecto.
- Diseño de términos de referencia para contratación.
- Selección de empresas oferentes.
- Jornada de negociación de delimitaciones del
proyecto y su precio.
- Selección de empresa a contratar.
Pero
para poder llevar a cabo estos pasos es necesario poseer o desarrollar ciertas
habilidades. Puesto “el poder negociador es directamente
proporcional a conocimiento de las necesidades”. Por tanto es de suma
importancia el conocer bien las necesidades internas, y las posibles problemáticas externas que pueden afectar la ejecución del proyecto, delimitar el problema lo
más posible antes de sentarse a discutir con las empresas ofertantes.
Es de ayuda para que el proyecto fluya el conocer bien a su contra parte,
conocer cómo funcionan, que otros proyectos de envergadura han llevado a cabo,
su nivel de experiencia en áreas determinadas, además de saber cómo es su cumplimiento y su
responsabilidad. Evaluar a las personas que llevan a cabo la negociación,
tomándose un tiempo prudencial para conocerlas, para de ésta manera evaluar sus
fortalezas y debilidades.
Los participantes en el proceso de negociación deben estar abiertos a la discusión,
iniciando con aclarar el alcance del proyecto, para poder delimitar
responsabilidades para el logro de los objetivos. Se debe estar dispuesto a
escuchar a su contra parte, para poder tomar en cuenta sus puntos de vistas, y
poder evaluarlos, en pro de las mejoras que se puedan lograr en la
ejecución del proyecto.
En un principio surjan temas específicos, porque solo se conoce bien
el alcance general del proyecto, he de ahí la importancia de que los términos
de referencia sean lo más detallado y explícitas posibles. El conocimiento de
sitio también cobra gran importancia, para aclarar a ofertante las necesidades
reales que se deben cubrir con el proyecto.
Luego de que ésta fase se lleve a cabo de manera efectiva, entonces se debe esperar
que la otra parte genere el feed back, para conocer si están en condiciones para
lograr los alcances pretendidos por la organización contratante; en caso de
existir diferencias, este es el momento de enterarse de cuáles son, para poder
generar alternativas de solución temprana.
Las jornadas de negociación tienden a hacerse más complejas, cuando se
poseen muchos asuntos vinculados, y a medida que los puntos a tocar pueden
generar desviaciones de precio, entre la visión inicial que tenía la empresa
ofertante sobre el alcance definido por el requirente.
Pueden existir necesidades ocultas que no se haya colocado sobre la mesa de
negociación por ninguna de las partes, pero estas surgirán conforme transcurran
las negociaciones, donde prevalece la estrategia para poder entrar en el
llamado juego de ceder y ganar, sin que existan grandes desviaciones en lo
proyectado.
Un negociador
hábil y preparado siempre deberá de estudiar cuidadosamente los temas a
discutir, antes que empiecen las negociaciones; para determinar dónde hay ventajas
en lo que se refiere separar o combinar los puntos a discutir, en ceder o
convertir en puntos de honor ciertos alcances, fijando posiciones antes de
iniciar el proceso negociador.
Una vez iniciado
el proceso, es muy probable que haya desacuerdo y conflicto; esto es muy de
esperarse. “Los buenos negociadores nunca enfrentan sino que confrontan”,
nunca tratan de evitar esta fase; porque se dan cuenta de que en este proceso de
dar y recibir es donde se hacen los buenos tratos, a donde a final de cuentas
se logra la relación ganar - ganar.
Si no se manejan estos conflictos de forma adecuada, o si se oculta
información importante, esencial dentro de las delimitaciones, genera
incertidumbre entre las partes, y una relación mal sana entre ellos; que
seguramente durante la ejecución del proyecto generará problemas y retrasos en
la obra.
Cada
uno de los acuerdos entre las partes previos a la firma del contrato deben ser
elementos contentivos de la oferta y del alcance del contrato, si la
negociación es posterior a la firma del contrato, y es durante la ejecución del
proyecto, entonces se debe levantar minuta entre las partes, y firmar los
acuerdos y puntos pendientes para una futura reunión.
Ing.
Carlos Alberto Díaz
@ingcarlosadiaz
