Palabras claves: Control, calidad, recepción, parámetros, cualidad,
compras, aprovisionamiento.
Al referimos a control perceptivo
es al momento en que se realiza la respectiva inspección, verificación de la
adquisición de un bien y/o material, o de otra actividad administrativa que
involucre el desembolso de dinero por parte de la Organización.
Contablemente éste busca comprobar que un gasto ha sido
efectivamente causado, como requisito indispensable para su pago, es obvio, que
el encargado de realizar la operación, es la unidad operativa responsable de
recibir el bien o material.
Pero operativamente, es un concepto muy ligado al control de
calidad de la recepción de productos durante el proceso de procura y
aprovisionamiento de un bien o servicio.
Primeramente durante el proceso de planificación de
materiales, también conocido como MRP, se obtienen los materiales requeridos, sus carácterísticas y cantidades necesarias,
en el momento oportuno para cumplir con el proceso productivo, y a su vez con las demandas de los clientes. El MRP
sugiere una lista de órdenes de compra. Programa las adquisiciones a
proveedores en función de la producción programada.
El departamento de compras además debe tener las
características cualitativas de dichos materiales, bien descritas dentro de los llamados términos de referencia bien diseñados, que no son más que la descripción exhaustiva de los insumos a ser comprados, con detalle de sus características. Dicha información debe
de ser clara y adecuada sobre sus requerimientos.
De ser necesario, durante el proceso de contrataciones del
servicio o de la compra de bienes y/o insumos se deben de realizar sesiones
aclaratorias con los proveedores oferentes, para poder garantizar el
conocimiento de la calidad del producto requerido.
Además dentro del contrato compra venta, o en su defecto en
la orden de compra para adquisiciones más pequeñas o sencillas, se debe
establecer las condiciones de manera clara, en cuanto a calidad, precio,
entrega y forma de pago.
Todo esto en pro el
lograr un aseguramiento de la calidad, que resulta ser el conjunto de acciones
emprendidas de una manera sistémica y planificada, que son necesarias para
brindar la confianza adecuada de un producto o servicio, para dar cumplimiento
a los requisitos fijados en las especificaciones o términos de referencia.
Luego de emitida la orden de compra, y fijados los
parámetros de las cantidades, condiciones y tiempos de entrega, debe de
realizar una verificación del producto adquirido por la empresa.
Dependiendo de la importancia dentro del proceso productivo
u operativo de la organización compradora se puede incluir como condición
contractual la inspección en fábrica de los bienes que se van a adquirir, y
evaluar el proceso productivo de dicha empresa, para poder asegurarse de la
calidad de los productos que se desean aprovisionar.
De lo contrario se debe realizar inspecciones por muestreo
de los productos comprados, según las características y condiciones de entrega
descritos contractualmente, o en su defecto, en la orden de compra, y en los
términos de referencia elaborados por la empresa compradora, a eso se le llama
control perceptivo del producto.
Es de suma importancia evaluar las siguientes
características, y compararlas contra la orden de compra de los productos:
- Orden de compra.
- Nota de entrega.
- Descripción.
- Nombre del producto (en la guía de entrega / vs orden de compra)
- Unidad de medida.
- Dimensiones.
- Condiciones de la factura.
- Cantidad.
- Condiciones en las cuales ha sido transportado.
- Condiciones del empaque.
- Estado físico.
- Condiciones sensoriales (las que apliquen).
- Color.
- Olor.
- Sabor.
- Temperatura.
- Calibre.
- Dimensiones (metrológicas).
Entre otros, que se determinen como
parámetros importantes a ser medidos durante la recepción de la mercancía,
previamente definido en las condiciones de compra.
Esto determinará si el producto que
se está recibiendo es el indicado para el proceso al cual se va a someter, y
posee las características contractuales. De ser así se ingresa el producto al
inventario y se organiza dentro de los almacenes, bien sea de repuestos,
materia prima o de materiales varios, según sea el caso; y de no ser así se
puede efectuar un rechazo de la mercancía por una no conformidad dentro del
proceso de recepción del producto.
Eh de ahí la importancia de realizar
un correcto control perceptivo al momento de la recepción de los productos
aprovisionados en una organización, puesto que les permitirá definir si dichos
insumos cumplen con las características y la calidad definida durante la
contratación, y si cumple con los parámetros de cantidad, tiempos y condiciones
de entrega estipulados entre las partes.
Para de esta manera poder realizar
los pagos de los mismos y sus debidas imputaciones presupuestarias y
financieras. Estando seguros de que se ha adquirido lo que realmente se
requirió, además de poder evaluar la confiabilidad de nuestros proveedores, y
plantear mejoras tanto a lo interno de la organización, como desarrollar los
proveedores de una manera bien planificada.
Ing. Carlos
Alberto Díaz
@ingcarlosadiaz
